離開你的人力資源資訊系統供應商前必須知道的四件事

13 九月, 2016
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當你做過無數的資料蒐集、選定了一些合適的服務供應商,然後再去揀選最符合你需要的一個供應商之後,你便很容易相信煩惱已經解決。但隨着時間過去,問題亦會油然而生。到時候,你就會開始考慮物色新的服務供應商。在你急於終止合約之前,倒不如先考慮以下四點。這會幫你省卻以後不少麻煩。

合約條款

與人力資源資訊系統供應商的合約通常會列明期限。但是,我們有時候可能在合約完結前已經想更換供應商。在期限前終止合約有可能會令你公司承受巨大的罰款。所以你會面對一個困難的抉擇:繼續付款維持一個已經不需要的人力資源服務,或提前終止合約而賠償一大筆款項。

員工反應

當遇見新的系統或者作業模式時,員工通常都要一定的時間去適應。如果你要物色新的人力資源系統供應商的話,就必須要向員工們溝通清楚了。而且你還需要在問題出現之前制定好應變方案。如果沒有正當的計劃和溝通,就會容易引起員工不滿。

交接工作不當

如果你已決定了通知現有的服務供應商你終止合作關係的意願,那你就應該要預計他們的服務質素或支援會因應降低。既然他們知道你離開的意願,那對他們來說就已經再沒有提供最佳服務質素的理由了。雖然他們仍是必須要處理你人力資源系統上的問題,但是你應該要預計他們的服務不會像以前那麼快和細心。

存取資料上的困難

有些服務供應商會就每次存取舊資料收費。有些甚至會限制你存取你自己資料的權限。所以在你更換供應商之前,就最好先把舊資料備份。因為以往的資料有可能對你日後的商業決定有大的影響,所以這些資料必須在你控制範圍以內。 要注意的是,雖然你現在或許與你的供應商有良好的合作關係,但他們知道你有意離開的時候,一切就可能會變。所以在更換人力資源系統服務供應商之前,就應好好考慮以上四點了。