在新同事首日上班之前,人力資源部應該負責什麼?

07 二月, 2017
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幫助新同事融入公司,對長期發展可以說是舉足輕重。到頭來,公司的迎新過程往往可以決定新員工留下來長期為公司打拼,還是在試用期之前已經決定離開。

新同事在上班的首幾個禮拜可能會被排山倒海的會議、迎新午餐及行政工作嚇怕。但是,這些都不應該全部在第一天內發生。

人力資源部應該在新同事到來之前完成以下五點事項:

1.發放迎新包

無論新同事的年資多寡,發放迎新包肯定會留下一個好印象。這會很明確地表示公司對新同事的認同及歡迎。其實,迎新包並不需要浮誇。他可能只需要一些簡單的東西,譬如公司最近的通告、報章上提及公司的文章,甚至可以是團隊整體員工簽名的心意卡。

2.處理行政文件

在新員工上班之前處理好一切的文書工作,就可以節省大量時間。你可以把適當的文件寄到去員工的地址,又或者要求他們在上班前先到公司把文件處理好及簽署。這樣不僅會顯得公司的透明度高,而且能為新員工提供一個可以仔細查閱文及發問的機會。

3.準備公司架構表

對於新員工最糟糕的情況,莫過於在第一天上班不知道向誰報告。所以你應該盡快向新員工準備公司架構表。與此同時,你應該在公司架構表中簡短描述各同事的工作範疇與責任,這些描述應該至少適用於剛入職的幾個月。這會幫助新員工在剛入職的時候,已經了解各人的名字,而且能更有效地準備自己迎接新工作。

4.制定個人發展計劃

為你的新員工切定個人發展計劃吧。人力資源部應該與招聘主任合作,制定一個月、三個月及整年的新員工發展計劃。明確列明新員工應該要學懂及負責的工作、技能、工具甚至可能接觸到的專案。這會讓他們更有效了解公司對他們的期望,以及憧憬在公司裏的未來發展。同時,這也可以反映公司在員工的發展上願意下的功夫。

5.為新員工尋找一位夥伴

如果要確保你新員工的發展可以順利進行,他們應該要受一個在年資上比較高的員工指導。在新員工上班之前,就要先給他們尋找一位導師,而且要確保新員工了解他們的導師是誰。或者,為新員工設立一個夥伴計劃亦可以幫助他們融入新環境。這樣,我們可以幫助員工認識其他同事,及更有效地了解公司的文化。這樣,你的新員工就可以融入新公司,而且在有需要時得到援助。

請記住,你和新員工之間的溝通越多,他們就越願意在公司來長期發展。畢竟,你在聘請新員工的時候已經下了很多功夫。招聘過程在這點並未完結,一個在首天上班的良好迎新過程,仍然是招聘過程中的重要一環。